LkSG

1. Anwendungsbereich

Diese Verfahrensordnung gilt für die montecura GmbH & Co. KG („wir“ oder „montecura“).

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2. Beschwerdegegenstand

2.1

Das Beschwerdeverfahren ermöglicht Personen auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln von montecura oder eines unserer unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferer entstanden sind. Eine Verletzung einer geschützten Rechtsposition oder menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht ist jedes Verhalten, das gegen eines der in § 2 Abs. 2 und 3 LkSG genannten Verbote verstößt, namentlich:

• Verbot von Kinderarbeit;

• Verbot von Zwangsarbeit und aller Formen der Sklaverei;

• Missachtung von Arbeitsschutz und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren;

• Missachtung der Koalitionsfreiheit, Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen;

• Verbot der Ungleichbehandlung in Beschäftigung;

• Verbot des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns;

• Zerstörung der natürlichen Lebensgrundlage durch Umweltverunreinigungen;

• Widerrechtliche Verletzung von Landrechten;

• Verbot der Beauftragung oder Nutzung privater/öffentlicher Sicherheitskräfte, die aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle zu Beeinträchtigungen führen können;

• das Verbot eines über die vorstehenden Handlungen hinausgehenden Tuns oder pflichtwidrigen Unterlassens, das unmittelbar geeignet ist, in besonders schwerwiegender Weise eine geschützte Rechtsposition (die sich aus den Menschenrechtsabkommen i.S.d. § 2 Abs. 1 LkSG ergeben) zu beeinträchtigen und dessen Rechtswidrigkeit bei verständiger Würdigung aller in Betracht kommenden Umstände offensichtlich ist;

• verbotene Herstellung, Einsatz und/oder Entsorgung von Quecksilber (Minamata-Übereinkommen);

• verbotene Produktion und/oder Verwendung von Stoffen im Anwendungsbereich des Stockholmer Übereinkommen (POP) sowie nicht umweltgerechter Umgang mit POP-haltigen Abfällen;

• verbotene Ein-/Ausfuhr gefährlicher Abfälle im Sinne des Basler Übereinkommens.

2.2

Es sollten nur solche Beschwerden erhoben werden, bei denen der Hinweisgeber in gutem Glauben ist, dass die von ihm gemeldeten Tatsachen richtig sind. Hinweisgeber handeln nicht in gutem Glauben, wenn sie wissen, dass ein gemeldeter Sachverhalt unwahr ist. Im Zweifelsfall sind die relevanten Fakten nicht als Tatsachen, sondern als Annahmen, Einschätzungen oder Aussagen anderer Personen darzustellen.

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3. Zugang zum Beschwerdeverfahren

Wir stellen einen externen Beschwerdekanal über die Kanzlei Taylor Wessing zur Verfügung, der es potentiellen Hinweisgebern ermöglicht, Beschwerdegegenstände über die nachstehende E-Mail-Adresse zu melden.

• E-Mail-Adresse: montecura.meldestelle@taylorwessing.com

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4. Inhalt der Beschwerde

Um uns zu ermöglichen, die mutmaßliche Verletzung oder den mutmaßlich drohenden Verstoß zu untersuchen und ggf. notwendige Maßnahmen zu ergreifen, werden Hinweisgeber ermutigt, eine Beschwerde einzureichen, welche – soweit möglich – die folgenden Informationen enthält:

• Beschreibung der Verletzung oder des drohenden Verstoßes und der beteiligten Personen/Parteien (Angabe, ob es sich um Mitarbeiter von uns oder um externe Parteien handelt);

• Einzelheiten der Verletzung oder des drohenden Verstoßes, einschließlich der relevanten Zeitpunkte des Auftretens;

• Angabe zu etwaigen Zeugen;

• sowie etwaige Belege.

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5. Ablauf des Beschwerdeverfahrens

5.1

Der Verantwortliche der Kanzlei Taylor Wessing bestätigt dem Hinweisgeber den Eingang der Beschwerde innerhalb von sieben Kalendertagen nach Eingang der Beschwerde.

5.2

Der Verantwortliche der Kanzlei Taylor Wessing wertet alle vom Hinweisgeber vorgelegten Sachverhaltsinformationen aus und nimmt eine Plausibilisierung und einen Relevanzcheck vor. Dazu darf der Verantwortliche der Kanzlei Taylor Wessing Rücksprache mit anderen Personen aus unserem Unternehmen halten, sofern dies zur Beurteilung erforderlich ist und die einbezogenen Personen über eine besondere Sachkenntnis verfügen, wobei die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewahrt wird. Soweit der der Beschwerde zu Grunde liegende Sachverhalt unklar ist oder weiterer Aufklärung / Konkretisierung bedarf, kontaktiert der Verantwortliche der Kanzlei Taylor Wessing den Hinweisgeber (soweit möglich), um mit diesem den Sachverhalt und dessen Erwartungen in Bezug auf mögliche Maßnahmen zu erörtern.

5.3

Kommt der Verantwortliche der Kanzlei Taylor Wessing zu dem Schluss, dass ein Risiko / eine Verletzung oder ein drohender Verstoß vorliegen könnten, wird das Verfahren fortgeführt. Kommt der Verantwortliche der Kanzlei Taylor Wessing zu dem Schluss, dass ein Risiko / eine Verletzung oder ein drohender Verstoß nicht vorliegen, wird das Beschwerdeverfahren geschlossen und der Hinweisgeber darüber und die Gründe dafür informiert.

5.4

Im Falle der Fortführung des Verfahrens gibt der Verantwortliche der Kanzlei Taylor Wessing das Verfahren zwecks weiterer Untersuchung des Sachverhalts unter Wahrung der Vertraulichkeitspflichten an uns ab. In Zuge dieser Untersuchung nimmt ein Verantwortlicher von montecura Kontakt zu dem Hinweisgeber auf, um mit diesem den der Beschwerde zugrundeliegenden Sachverhalt und dessen Erwartungen in Bezug auf mögliche Maßnahmen zu erörtern. Auch der Verantwortliche von montecura darf Rücksprache mit anderen Personen im Unternehmen halten, sofern dies zur Beurteilung erforderlich ist und die einbezogenen Personen über eine besondere Sachkenntnis verfügen, wobei die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewahrt wird.

5.5

Kommt der Verantwortliche von montecura zu dem Schluss, dass ein Risiko / eine Verletzung oder ein drohender Verstoß sicher vorliegen, informiert er unter Wahrung der insoweit einschlägigen Vertraulichkeitsverpflichtungen die Geschäftsleitung darüber. Die Geschäftsleitung bestimmt daraufhin die zu ergreifenden Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen. Der Verantwortliche von montecura bereitet sodann einen internen Bericht vor.

5.6

Der Verantwortliche von montecura benachrichtigt den Hinweisgeber spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs der Beschwerde über das Ergebnis bzw. den Stand des Verfahrens.

5.7

Sofern nicht schon vor Benachrichtigung des Hinweisgebers vollständig erfolgt, wird nach Benachrichtigung des Hinweisgebers sichergestellt, dass Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen vollständig umgesetzt und auf ihre Wirksamkeit kontrolliert und bei Bedarf angepasst werden. Soweit Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen zum Zeitpunkt der Benachrichtigung des Hinweisgebers noch nicht abgeschlossen sind, wird der Hinweisgeber im Rahmen einer Follow-up-Benachrichtigung über die Ergebnisse der ergriffenen Maßnahmen informiert.

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6. Vertraulichkeit und Unabhängigkeit

6.1

Die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Personen sind verpflichtet, jede Beschwerde streng vertraulich zu behandeln und insbesondere die Identität des Hinweisgebers (sofern bekannt) und aller anderen in der Beschwerde genannten Personen weder innerhalb noch außerhalb des Unternehmens preiszugeben. Dies gilt nicht im Falle einer vorherigen schriftlichen Zustimmung zur Preisgabe oder im Falle einer Verfügung oder Anordnung eines zuständigen Gerichts oder einer zuständigen Behörde, welche zur Preisgabe der Identität verpflichtet. Die Identität in der Beschwerde genannter Personen darf zusätzlich auch preisgegeben werden, wenn dies im Rahmen interner Untersuchungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist.

6.2

Wir achten die Verschwiegenheit der mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Personen. Nachfragen, welche darauf zielen, die Identität des Hinweisgebers zu offenbaren, sind unzulässig. Insbesondere dürfen die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Personen nicht angewiesen werden, Informationen über das Beschwerdeverfahren offenzulegen. Hinsichtlich der Durchführung des Verfahrens unterliegen sie keinerlei Weisung.

6.3

Die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Personen sind zu strenger Unparteilichkeit verpflichtet. Dies bedeutet, dass sie sich der Durchführung des Beschwerdeverfahrens unvoreingenommen annehmen. Die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Personen sind verpflichtet, Interessenkonflikte unverzüglich offenzulegen. Ein Interessenskonflikt liegt insbesondere vor, wenn

• die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betraute Person selbst in der Beschwerde genannt wird;

• die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betraute Person selbst die Beschwerde erhoben hat;

• die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betraute Person der Ehegatte oder Lebensgefährte des Hinweisgebers oder einer in der Beschwerde genannten Person ist;

• die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betraute Person mit dem Hinweisgeber oder einer in der Beschwerde genannten Person verwandt ist;

• die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betraute Person eine enge persönliche Beziehung zum Hinweisgeber oder einer in der Beschwerde genannten Person hat;

• oder die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betraute Person als Zeuge im Rahmen der Untersuchung des Sachverhalts befragt werden soll.

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7. Schutz von Hinweisgebern vor Vergeltungsmaßnahmen und/oder Diskriminierung

7.1

Kein Hinweisgeber darf aufgrund einer Beschwerde in irgendeiner Weise benachteiligt oder bestraft werden. Wir gewährleisten, dass er nicht aufgrund seiner Beschwerde eine negative Leistungsbeurteilung oder Ähnliches erhält, verwarnt, entlassen, suspendiert, versetzt, degradiert oder Ähnliches wird.

7.2

Eine Benachteiligung oder Bestrafung eines Hinweisgebers entgegen Ziffer 7.1 dieser Verfahrensordnung ist unzulässig. Vorgesetzte oder Mitarbeiter, die einen Hinweisgeber dennoch benachteiligen oder bestrafen, müssen ihrerseits mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen.

7.3

Der Schutz von Hinweisgebern gilt auch dann, wenn sich der Inhalt einer Meldung als unbegründet oder unrichtig erweisen sollte. Der Schutz von Hinweisgebern gilt auch über den Abschluss des Beschwerdeverfahrens hinaus.